내용증명 작성방법_제대로 알고 쓰자!

내용증명 작성방법 정리

살다보면 법률적으로 어떠한 사실을 분명히 상대방에게 고지했다는 증거를 남길 필요가 있다. 법률적으로 이러한 증거를 남기기 위해서는 공신력있는 기관을 활용하는 것이 확실한 방법인데, 체신업무를 담당하는 우체국의 내용증명이 일반적으로 활용되고 있다. 

근데 문제는 여기서 부터다. 도대체 내용증명을 어떻게 작성해야 할지 평소 내용증명을 보낼 일이 없는 일반인에게는 대략 난감이다. 이런 문제가 있으니 정리할 필요가 있다. 최근 내용증명 작성방법을 몇몇 이들에게 알려주었던 사례를 토대로 내용증명 작성방법을 정리코자 한다. 좀 딱딱할지 모르겠으나 법률적인 필요성이 큰 내용증명이기에 우편법 시행규칙의 규정내용을 기준으로 설명하여 내용증명 작성방법에 법률적인 유효성을 확보하려고 한다.

§. 내용증명이란?

내용증명은 우체국창구 또는 정보통신망을 통하여 발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송하였다는 사실을 우체국이 증명하는 특수취급제도이다.

(우편법 시행규칙 제25조 1항 4호)

§. 내용증명을 왜 보내는가?

내용증명은 발송인이 어떠한 의사나 주장을 문서로 작성하여 상대방에게 보냈다는 사실 그 자체를 공적으로 증명코자 하는 것이다. 그 안에 담기는 내용은 제한이 없다. 근데 일상적인 대화를 보내겠는가! 결국 어떠한 사실을 객관적으로 증거화하려는 목적으로 하는 것이다. 예를 들면, 상가임차인이 3개월 이상 임대료를 밀려, 이에 대하여 빠른 시일내에 임대료를 내라는 의사를 내용문서로 작성하여 내용증명으로 보내면, 이를 받은 수취인이 심리적인 압박감을 주어 임대료를 내도록 종요하는 것이다. 내용증명 수취인이 임대료를 내지 않을 경우, 이를 근거로 보낸 임대료 연체사실을 근거로 계약을 해지한다는 의사 역시 내용증명으로 보낼 수 있다. 이 과정에서 보내어진 내용증명문서는 사후적으로 민사소송에서 의미있는 증거자료로 사용된다.

§. 내용증명 작성방법

1. 내용증명에 적어야할 내용

내용증명을 보내려는 대상자, 즉, 수취인에게 전달하고자 하는 의사나 주장을 육하원칙에 의해 사실관계를 기입하고, 발송인과 수신인의 성명, 주소, 연락처 등을 정확히 적어야 한다. 이때 내용증명우편물의 내용문서 원본, 그 동본 및 우편물의 봉투에 기재하는 발송인과 수취인의 성명과 주소는 동일하여야 한다. 만약 내용증명우편물의 발신인이 다수인 경우 1인의 섬영과 주소만을 우편물의 봉투에 기재하여야 한다(우편법시행규칙 제51조).

가능하면 오탈자를 쓰지 않도록 주의해서 쓰자. 오탈자는 문자의 정정을 규정에 따라 자수를 세어 기입하고, 인장이나 지장을 찍어야 하는 번거로움이 있으니 가되도록 실수없이 내용증명문서를 작성하여야 한다.

2. 원본문서와 등본

내용증명문서 원본을 1부 작성한다. 이 원본은 수취인에게 발송된다. 이때 주의해야 할 점은 원본에 대한 등본을 2부 더 만들어야 한다는 점이다. 이 원본문서 1부와 등본문서 2부, 총 3부를 가지고 우체국 창구에서 계인을 받아야 한다. 다시 말해, 수취인에게 발송할 내용문서의 원본, 우체국에서 보관할 등본 및 발송인에게 교부할 등본 상호간에는 우편날짜도장으로 계인하여야 한다(우편법시행규칙 제52조 제2항).

등본 2부 중 1부는 발송인이, 1부는 우체국에서 보관한다.

3. 배달증명서 활용여부

배달증명은 내용증명문서를 수취인에게 발송완료했다는 사실을 증명한다는 배달증명서를 발송인에게 송부하는 제도이다. 우리나라는 의사표시의 효력발생을 도달하였는지를 기준으로 하기 때문에 이 도달을 증명하는 배달증명서를 활용하면 차후에 있을 법률적 프로세스를 더 공고히 할 수 있다.(우편법시행규칙 제58조)

내용증명 작성방법은 그리 복잡하거나 어렵지 않다. 단지 내용문서에 의사나 주장을 감정을 드러내지 않고, 법률적이고, 객관적으로 정중히 쓰는 것이 중요한데 이 부분은 사실 개인마다 아는 만큼 그 수준이 판가름난다. 그렇다고 두려워 할 필요는 없다. 확고히 전달코자 하는 메시지를 적는 것이 좋다.

이를 테면, 발송인은 수취인에게 어떠어떠한 권리가 있으며, 현재 수취인이 발송인의 권리를 방해하거나 침해하고 있으니 해결해 달라는 식으로 쓰면 된다.

구체적으로 내가 코치했던 내용증명 작성방법의 실례는 이렇다.

발송인은 전화를 통해 광고대행계약을 체결했는데 수취인이 제대로 된 서비스를 제공하지 않고 있다. 이미 요금은 신용카드로 결재를 할부로 한 상태이다. 수취인의 계약내용대로 의무를 다하지 않고, 계속해서 전화를 피하거나 계약 해지에 대한 접수를 받지 않고 있었다. 이에 일단 계약해지 사실을 내용증명으로 보내도록 했고, 이후 카드회사에 전화를 걸어 할부결제철회를 하도록 했다. 

문제는 이게 소액이라는 부분이며, 상인간의 거래였기에 다른 상거래법이 적용되어 해결과정이 늦어지는 상황이다. 그러나 그렇더라도 일단 모든 법률문제에 대한 시작은 이처럼 내용증명을 통해 자신의 의사를 정확히 객관적으로 증거를 남기는 것에서부터이다.

모두들 내용증명 작성방법을 잘 숙지하여, 자신의 권리를 제대로 적절한 시기안에 해결하기 바란다.